会社様に節税対策のご提案。
まじめに税金を考えます。

経理って何?

経理という言葉はよく耳にしますが、その仕事の内容をご存知ですか?
経理とは、会社など企業の日々の経済活動をお金の面から記録することをいいます。
売上がいくらあったか、商品をいくら仕入れたか。そのほかにも企業にはたくさんのお金の出入りがありますが、これらをすべて正確に記録することが経理の仕事です。
経理の仕事の目的は、「企業がいくら儲けているか」、「企業の財政は良好なのかどうか」を客観的に示すことにあります。企業内部でこれらを把握するだけでなく、外部にも報告する必要があります。
外部にこれらの情報を報告する目的で作成されるのが決算書です。経理の仕事では、この決算書を作成するための「決算」の作業が非常に重要です。

経理とは

経理という言葉はよく耳にしますが、その仕事の内容をご存知ですか?
経理とは、会社など企業の日々の経済活動をお金の面から記録することをいいます。
売上がいくらあったか、商品をいくら仕入れたか。そのほかにも企業にはたくさんのお金の出入りがありますが、これらをすべて正確に記録することが経理の仕事です。
経理の仕事の目的は、「企業がいくら儲けているか」、「企業の財政は良好なのかどうか」を客観的に示すことにあります。企業内部でこれらを把握するだけでなく、外部にも報告する必要があります。
外部にこれらの情報を報告する目的で作成されるのが決算書です。経理の仕事では、この決算書を作成するための「決算」の作業が非常に重要です。

「決算」が経理のメインイベント

経理の仕事は「決算」を中心に回っています。
「決算」とは、毎年ある特定の日を決めて、その日までの1年間の売上や利益を計算することをいいます。
その特定の日のことを「決算日」とよびます。
もしあなたが会社に勤めているのでしたら、経理部の人たちの働き方をよく観察してみてください。経理の仕事には、忙しい時期と、あまり忙しくない時期があることがわかります。
忙しいのは、決算の仕事をしている時期です。決算日から2ヶ月間が決算の仕事で忙しい時期です。
反対に、少しのんびりしている時期は、決算の仕事がない時期です。
決算の仕事が大切な理由は、決算が「会社の成績発表」の作業だからです。日々の集金業務や支払い業務も欠かせない仕事ですが、これは会社の外部に発表するものではありません。一方、決算をすると、会社はその年の経営成績と財政状態を株主などに報告する義務があります。決算というのは経理にとって年に一度の晴れ舞台ということなのです。
学校でも日ごろの練習成果を発表する運動会や学芸会は、その準備にとても時間がかかりますが、これと同じことなのです。

中間決算をする会社では

先ほど決算は年に一度と説明しましたが、必ずしもそうとは限りません。
上場企業は法律で中間決算を義務付けられています。法律で義務付けられていない非上場企業でも自主的に中間決算をする会社は少なくありません。
中間決算とは、年度の途中に半年間だけの営業成績を把握する目的で行う決算をいいます。
例えば、3月31日が決算日の会社は4月1日から9月30日までの6ヶ月間で仮の決算をするのです。
この場合、経理部は1年間に2回忙しい時期がめぐってくることになります。
最近では、四半期決算といって、3ヶ月に1度決算をすることが一般的になってきました。こうなると、経理部はほとんど1年中忙しいということになりますね。

税金の申告なども決算作業のひとつ

会社がその利益から税金を納めていることは、どなたもご存じでしょう。
会社が納める税金の計算もこの決算の作業のひとつです。
会社が納める法人税は、会社が1年間に儲けた利益に対して課されるものです。ということは、会社が1年間にいくら儲けたかを計算しなくてはなりません。ですから決算をしないと会社が納める税金の計算もできないのです。
同時に、会社が納める税金がいくらであるかがわからないと、最終的に会社が1年間に儲けた利益を計算することができません。
このように、決算をしないと税金を計算できず、税金を計算しないと決算できないという関係にあるのです。税金の計算は決算作業のひとつです。
そして、税金の計算をした「申告書」を税務署に提出する作業も決算においては非常に重要な仕事のひとつとなっています。

新年度の予算策定

経理の仕事で最も重要な作業が決算であることは、先に説明しました。決算は、会社が1年間の営業活動を終えた後に行うものです。
これに対して、会社が1年間の営業活動を始める前には、予算を策定することが必要になります。
予算とは、1年間の売上と経費がいくら発生するかを予め計画しておくものです。
売上の予算というのは、営業部門の目標金額ということになります。反対に、経費の予算は、会社が1年間に使用できる支出上限額を意味します。
営業部門が目標どおりの売上を計上し、全社的に経費を上限枠の範囲内に抑えることができれば、会社は1年間の営業活動を終了した時点で当初予定したとおりの利益を計上することができます。
もし、売上が目標に届かなかった場合や、経費が予定をオーバーした場合には、会社は当初予定を下回る利益しか計上できません。
会社が少し大きくなると、この予算は欠かせないものとなります。なぜなら、経費の支出限度がわからなければ、節約しすぎて十分な営業活動ができないか、経費のつかい過ぎに陥るおそれがあるためです。また、売上の目標がなければ営業マンは漫然と営業活動を行うことになってしまいます。
予算が策定されていなければ、会社はスムーズに営業活動を行えません。

予算策定(1)全社的な目標を設定する

予算は、その事業年度が始まる前に策定するのが原則です。
予算の策定にあたって最初に行うのは、全社的な目標を設定する作業です。少し規模の大きな会社であれば、経営企画室などの部門が担当します。経営企画室などの部門では、経営計画との整合を図りながら会社の目標を設定する作業を常に行っています。単年度の予算の大枠もそれに沿った形で提示されます。
比較的規模の小さな会社であれば、経営者がこれをすべて行います。
ひとつの事業だけを手掛けている会社の場合、売上高の目標金額を設定します。売上目標は、前年の売上高と比較して何%増加させるかを定める方法が一般的です。
新たな製商品の投入がある場合や、製造設備の増強、販売部門の増強などを予定している場合には、それらによる増収効果を織り込みます。
複数の事業部を有する会社であれば、事業部門ごとに売上高の目標金額を設定します。
費用の面については、売上高の増減に連動する部分と、固定的に発生する部分に分けて予算金額を設定します。
経理部門としては、このような作業に必要となる決算数値を経営者に適時・迅速に報告することが必要です。
なお、予算策定にあたって必要となるデータとしては、決算数値の他に、市場動向、金利水準や為替の動向なども必要となります。経理部門がこれらのデーターの取りまとめ役となるケースが多いようです。

予算策定(2)各事業部での予算策定

経営者層が定めた基本的な予算の方針に従って、各事業部での予算策定作業を行います。
経営者層は、全社的な目標を設定しますが、各事業部に割り振りした売上目標などは、現場の実情に即していないことがあります。また、経営者層が策定した予算はおおまかな目標数値であり、細かな売上目標の設定や費用の検討などはなされないのが通常です。
事業部に分かれていない会社の場合であっても、営業部門は実際に達成できる販売高を見積もり、製造部門は本当に必要な費用をはじきます。
経営者層からの指示として各現場に伝えられた予算数値が、現場で達成可能なものであるかどうかを判断し、明らかに実現不可能な目標を掲げられている場合にはこれを修正するような、すり合わせが必要となります。

予算策定(3)予算確定と予算修正

経営者層から指示された予算の枠組みと、現場からの要望とをすり合わせた結果、全社的に合意された予算が確定します。
予算が確定した後は、予算達成に向けて努力するのみです。
ただし、注意すべき点があります。
ひとつは、売上高について予算達成が見込まれなくなった場合には、早期にこれを修正し、業績予測も修正しなければならない点です。
達成不可能な売上予算をいつまでも掲げていては、利益計画に大きなくるいが生じます。
また、費用について、当初予定していたもの以外を支出する場合は、予備費の支出や他費目の流用でやりくりするものですが、大きな支出項目については、予算を修正して対応することが望まれます。

大切なルーチンワーク

経理部門の仕事には、毎日行うルーチンワークがいくつもあります。
経理の仕事が決算を中心に回っているとしても、毎日のルーチンワークの積み重ねがあるからこそ、1年間の営業成績を把握することができるのです。
ここでは、経理の仕事として欠かせない日々の取引をみていきましょう。

現金の動きは毎日記録

経理部門のルーチンワークの中でも、最も基本的な作業は、現金に関する経理処理です。
会社の経理部の金庫には、たくさんの現金が入っています。
現金の出入りがあった場合には、経理部門では必ず即座に帳簿に記録を残します。最近では紙の帳簿を用いている会社は少なくなってきており、ほとんどはコンピューターにデーターを入力します。
会社の現金が動く取引には様々なものがあります。
売上代金の集金、仕入代金の支払い、出張旅費や得意先を接待する際の飲食経費などです。小口の経費は現金で払いだされるケースが多いでしょう。
経理部ではこれらの出入りを随時記帳(またはデーター入力)しているのです。そして、毎日現金の有り高を数え、帳簿で計算される現金の残高と一致していることを確かめます。
面倒なようですが、経理部門では必ず毎日行う作業です。

現金以外の日々の取引

会社の経理部門が毎日行う作業としては、現金の入出金とその記録以外にも様々なものがあります。
まず、得意先からの売上代金の回収です。数多くの取引先から会社の銀行預金口座にお金が振り込まれます。これを1件1件、どの得意先から何の代金として振り込まれたかをチェックしていきます。こうすることで、支払いの滞っている得意先をピックアップし、督促することも可能になります。
また、仕入や経費についても、会社は毎日たくさんの購買活動を行っています。営業部門や製造部門から報告が届いたこれらの購買について、1件ずつ支払いの承認をすることも経理部門の毎日の仕事です。通常1か月間の購買データーをまとめておいて、月に1回銀行振込で支払いをします。

月に1度の作業も多い

経理の仕事には、1ヶ月に1度だけ行う作業もたくさんあります。
例えば、従業員への給料の支払いは、毎月1度決まった日に行われます。
残業手当の計算や、源泉徴収税額の計算などは経理部門が直接担当せず、人事部門が受け持つ会社もありますが、振込入金の作業や源泉所得税の納付などは経理部門が担当することが一般的です。また、費用の計上と支払いについての経理処理も欠かせません。
仕入先への支払いも通常の会社では1ヶ月に1度です。各部署から支払い依頼のあったものについて、経理部門で承認した後、振込などの方法で支払い、経理処理をします。
毎月のルーチンワークも、決算の基礎となる大切な仕事です。

毎月の報告資料作成

会社の経理部は、毎月決算作業をしています。
こう書くと、先ほど「決算は年1回」と説明したことと矛盾するようですが、会社は本決算とは別に月次決算を行います。
確かに、会社が株主など外部に報告する決算は年に1回(中間決算がある場合、年2回)です。株主や税務署はこれで満足してくれるでしょう。
しかし、会社の経営者にとっては、1年に1~2回営業成績についての報告があるだけでは、情報が不足します。日々変化していく会社の状況を把握しながら、的確な経営判断を下すためには、少なくとも毎月1度は決算の情報を知っておきたいものです。
そこで、経理の仕事として、会社内部で毎月の営業成績を把握する目的で簡易な決算をします。これが月次決算とよばれるものです。
月次決算は原則として外部に公表しません。

月次決算は簡易な作業

月次決算は、会社がどれくらい儲かっているかを経営者が理解することを最大の目的として行うものです。
ですから、株主や税務署に報告する決算と異なり、厳密な金額や規則に従った形式は必要ありません。
形式を整えることよりも、早く計算して早く報告することが要求されます。経営者としては、会社が儲かっているのかそうでないのかを毎日でも知りたいくらいなのですから。
そこで、月次決算にあたっては、本決算で行う作業のうち時間のかかるものについては、概算で計上したり、見込みで計上する方法がとられています。例えば、減価償却費については、年間予算額の12分の1ずつ毎月計上するといった方法です。
経営者は、月次決算の数字を見るときに、予算と比較してみて営業成績が予定を達成できるかどうかを検討します。また、前年同月と比較してみて、会社の営業成績が前年を上回ることができるかどうかに神経をとがらせます。
ですから、月次決算にあたっては、経営者がこれらを間違うことなく判断できれば、多少の誤差があっても差支えありません。
システムの整備された会社であれば、毎月の月次決算は月末から10日間以内に出来上がります。

試算表の他に必要な資料

月次決算は、試算表の作成を中心としますが、報告資料として試算表を作成するだけでは不十分です。
会社がどれくらい儲かっているかを把握するためには、売上高や粗利に関しての詳細な分析資料が必要です。例えば事業部門別の営業成績や営業所別の営業成績などを予算比・前年同期比などで分析した資料を作成することが一般的です。
また、販売する商品の原価や製品の製造原価に関しても、市況の変化や為替レートの影響なども含めて分析する資料を毎月作成します。
これらの分析資料は、すべてを経理部門で作成できるものではありませんが、営業や製造の各担当部署から必要な資料を入手し、試算表の数値との整合性を図りながら、報告資料にまとめていきます。

1年間の総まとめ!決算作業

決算が経理部門のメインイベントであることは先に解説しましたが、実際にどのような作業を行うかを少し詳しくみてみましょう。
決算が近づくと、経理部門ではその準備を始めます。
決算の作業は、経理部門が単独で資料を作成するものではなく、営業部門や製造部門から報告を受けた資料をもとに会計基準や税法で要求された報告書を作成する作業です。そのため、決算のために必要となる資料の提出を営業部門や製造部門に依頼しておくことが必要になります。
営業部門に対しては、売上高のデーターや滞留している売掛金の回収見込みなどの資料を依頼しなくてはなりません。
製造部門に対しては、原材料や経費の購買データーや製造量のデーターを依頼しなくてはなりません。
ほかに、決算日時点で倉庫や工場に残っている在庫がどれだけあるかも把握しなくてはなりません。
経理部門としては、これらの作業の依頼を、決算日が到来する前にしておくことが欠かせません。

資産が本当にあるかどうか数えてみる

決算日には、会社の資産がどれだけ実在するのかを数えてみる作業が必要になります。
現金については、毎日これを行っていますので特に煩雑な作業ではありません。ただし、現場のスタッフに払いだされている「仮払金」については決算日までに経費とするか、現金で経理部に返金するかのいずれかの処理が必要です。仮払金のまま決算日をまたぐことは極力避けるべきです。
商品や製品などの在庫については、決算日に棚卸を実施します。棚卸とは、倉庫や工場に残っている在庫を実際に数える作業のことです。
棚卸作業は、非常に手間のかかるものです。
まず、棚卸の準備として倉庫などの保管場所内の整理をします。
その後、倉庫内の棚を区分けします。棚卸の担当者はそれぞれ自分に割り振られた棚の在庫をひとつずつ数えていきます。この作業を、決算日の営業が終了した後に行うのですから、棚卸が終了するのは深夜という会社も珍しくありません。
棚卸で各在庫が何個ずつあるかを数えたデーターは経理部門に送られます。経理部門では、この実際の在庫数量と、帳簿(多くはコンピューターの記録)で把握している在庫数量とを比べます。帳簿で把握している在庫数量よりも実際の在庫数量が少なければ、帳簿上は損失を計上する経理処理を行います。
このように、決算日には、会社の資産が実在するかどうかを確かめる作業が必要になるのです。

決算日からの1週間は各部署に資料依頼で大忙し

決算日からの1週間は、営業や製造の現場に「資料ができましたか?」と聞いて回ることで経理部は大忙しです。経理部門としては、一日も早く決算作業を終えたいのですが、そのためには各部署から資料が届かなくてはなりません。
決算日前に、各資料の締切日は伝えてあるものの、締切日を過ぎても資料が届かないケースは少なくありません。そのため、経理部門から各部署に、資料作成の進捗状況を尋ねて回るのです。
さらに、経理部門が頭を悩ませる問題が、伝票回付の遅れです。通常、経費の発生などは、その経費を使用した部署が伝票を起票し、いくつかの承認印を受けた上で経理部門に回されます。ところが、伝票の起票を忘れていたり、伝票が承認印をもらうために止まっていたりすることがあります。
その結果、締切日を過ぎて経理部門に届く伝票もでてきます。経理部門としては、このような伝票回付の遅れを防ぐために、現場に対して決算時期だけは早めに伝票を回して欲しいと伝えて回ることになります。

資料がそろえば計算あるのみ

決算のために必要な資料が現場から経理部門に届けば、経理部門はこれを会計基準や税法に従った決算書に置き換える作業を行います。
決算時期にしか行われない計算作業が多くあります。
例えば、減価償却費の計算や、引当金の計算などです。
これらの作業は、決算日の固定資産や金銭債権の残高が判明した後でなければ計算できません。
決算時期は、このような特殊な計算作業があるため経理部門は大忙しとなるわけです。

最後に外部報告資料を作成する

決算の締めくくりは、報告資料を作成することとなります。
決算書といわれる「貸借対照表」、「損益計算書」と「利益処分案」を作成します。
これらの決算書は、最初に取締役会で承認を受けることになります。その後監査を受け、株主総会で承認(又は報告)されます。
決算書は多くの関係者の目に触れますので、計算間違いや字の誤りが許されません。経理部としては、細心の注意を払いながらの作業となります。

「経理」と「財務」

「経理」と「財務」という二つの言葉は同じような意味で使われることが多いのですが、本当は少し意味が異なります。
「経理」とは、日々の取引を記帳し、決算書などの報告資料を作成する一連の作業をいいます。
一方、「財務」とは、日々のお金の流れを管理し、資金繰りがショートしないように、銀行からお金を借りてくる仕事をいいます。
この2つの言葉は厳密には使い分けられていないことが多いようですが、同じ会社に経理部長と財務部長の両方がいる場合など、このような意味で使い分けられています。ただし、小さな会社では経理部長(あるいは財務部長)がどちらも担当しているケースが多いようです。

お金を借りるためには経理が欠かせない

財務は主に資金面の仕事ですが、財務にとって経理は欠かせません。なぜなら、銀行にお金を借りに行くと、「あなたの会社の決算書を見せてください。決算書が良ければお金を貸せますが、決算書が悪ければお金を貸せません」と言われるからです。
経理の仕事は日々の取引をひとつずつ記録していくという地道な作業ですが、この積み重ねで作成される決算書はお金を借りるときに最も重要な資料となります。
経理と財務の仕事は切っても切れない関係にあるのです。

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